Selbstmanagement als Führungskraft optimieren

Zeitmanagement effektiv gestalten

Als erfolgreiche Führungskraft wissen Sie, worauf es bei effektiver und effizienter Führung ankommt. Sie kennen die Unternehmensziele, wissen um Ihre Führungsaufgaben, berücksichtigen die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und sind bei der Nutzung moderner Kommunikationsmittel „up to date“.

Wie konsequent und wirksam ist Ihr Selbstmanagement als Voraussetzung dafür? Nur wer sich selbst wirksam führt, kann anderen Menschen in einer komplexen Arbeitswelt Orientierung bieten und sein Team durch zielorientierte Maßnahmen und Kommunikation zum Erfolg führen.

Als Führungskraft effektiv und effizient zu sein, heißt: Die richtigen Dinge richtig tun!
Dafür sollten Sie zwei Anforderungen beherrschen:

  1. Ihre wichtigste(n) Führungsaufgabe(n) identifizieren und umsetzen
  2. ein effektives Zeitmanagement betreiben

Identifizieren und verfolgen Sie Ihre wichtigste Führungsaufgabe

Als effektive Führungskraft kennen Sie Ihre wichtigste Aufgabe und arbeiten an dieser konsequent.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre wichtigste Aufgabe
Sie stellen sich regelmäßig – täglich! – die Frage: Was ist meine wichtigste Aufgabe? Was ist zu tun? Gerade eine neu eingesetzte Führungskraft stellt sich zuerst diese Frage, anstatt automatisch und reflexhaft zu Maßnahmen zu greifen, die bequem sind oder in ihrem vorherigen Job erfolgreich waren.

Schritt 2: Setzen Sie Prioritäten
Sie konzentrieren sich auf eine Aufgabe und bearbeiten nicht mehrere Aufgaben gleichzeitig. Sie setzen Prioritäten und halten daran fest. So konzentriert sich beispielsweise ein neuer Abteilungsleiter zuerst und ausschließlich darauf, seine Mitarbeiter kennenzulernen und ihre Kompetenzen zu identifizieren. Er vermeidet es, andere Baustellen parallel aufzumachen. Welche Frage sollten Sie sich stellen, sobald diese vorrangige Aufgabe erfüllt ist? Richtig, Sie fragen: „Was ist jetzt zu tun?“ Sie bewerten Ihre Prioritäten also ständig neu.

Schritt 3: Delegieren Sie Tätigkeiten und sagen Sie „Nein!“
Konzentrieren Sie sich auf die Dinge, die Sie selbst erledigen müssen. Delegieren Sie Tätigkeiten an gut geeignete Mitarbeiter. Sagen Sie „Nein!“, wenn neue Aufgaben an Sie herangetragen werden, die Sie Ihrem Ziel nicht näherbringen. Trennen Sie sich von Aufgaben, sobald Sie neue übernehmen.

Schritt 4: Erstellen Sie einen schriftlichen Aktionsplan
Als effektive Führungskraft stellen Sie die erzielten Ergebnisse laufend den Erwartungen und Zielen gegenüber. Der Aktionsplan ist als Absichtserklärung zu sehen und sollte daher pragmatisch an Veränderungen der Rahmenbedingungen angepasst werden. Formulieren Sie dabei die einzelnen Maßnahmen detailliert und in „Babyschritten“. Ein schriftlicher Aktionsplan ist die Grundlage für jede Detailentscheidung und stellt zudem einen Kompass für die Planung ihres Zeitbudgets dar. Ein effektives Zeitmanagement richtet sich genau an diesem Aktionsplan aus, sonst ist dieser nutzlos!

Optimieren Sie Ihr Zeitverhalten

Als effektive Führungskraft würdigen Sie die wertvolle Ressource „Zeit“ als entscheidenden Engpass für die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Führungsaufgaben. Drei Schritte sind für Ihren effektiven Umgang mit der Zeit empfehlenswert:

Schritt 1: Analysieren Sie Ihr Zeitverhalten
Effektive Führungskräfte machen sich den eigenen Umgang mit der Zeit bewusst.
Analysieren Sie Ihr Zeitverhalten nicht nach Gefühl, sondern mit einem detaillierten Zeitprotokoll. Erfassen Sie alle Tätigkeiten „live“, also genau dann, wenn sie stattfinden. Idealerweise 2-3 Wochen am Stück und das mehrmals im Jahr.

Eine Führungskraft im Vertrieb, die sich rühmte „Tag und Nacht“ für ihre Mitarbeiter da zu sein, schätzte die dafür genutzte Zeit auf „mehr als 50%“. Die über 2x 14 Tage angestellte Analyse wertete gerade einmal 5% für diese Gespräche aus. Ein Alltagsbeispiel für eine „gefühlte Fehleinschätzung“ und uneffektives Führungsverhalten. Die anschließende Reflexion und Planung führte dazu, dass der Vertriebsleiter sein Zeitbudget effektiver ausrichtete und für seine wichtigste Führungsaufgabe heute durchschnittlich immerhin ca. 25% verwendet.

Schritt 2: Identifizieren und beseitigen Sie Ihre Zeitdiebe
Ausgehend von Ihren Zeitprotokollen identifizieren Sie Ihre unproduktiven Zeitfresser anhand folgender Fragen:

  • Welche Dinge müssen überhaupt nicht getan werden? Würde es jemand merken, wenn dies nicht getan würde?
  • Welche Dinge könnte eine andere Person mindestens genauso gut erledigen? Vorsicht: Hier geht es nicht darum, unangenehme Tätigkeiten abzuwälzen, sondern verantwortungsvoll zu entscheiden, was Sie delegieren können. Hier sind zudem positive Nebeneffekte zu erwarten, z.B. weil Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen.
  • Wessen Zeit verschwenden Sie mit Ihrer Art zu führen? Schlechtes Zeitmanagement verschwendet nicht nur Ihre eigene Zeit, sondern auch die Ihrer Mitarbeiter!

Schritt 3: Richten Sie sich produktive Zeitblöcke ein
Reservieren Sie sich täglich ein festes Zeitfenster von mindestens 90 Minuten am Stück, um ungestört an Ihrer wichtigsten Aufgabe zu arbeiten. Gestalten Sie sich diesen „goldenen Zeitblock“ abhängig von Ihren Aufgaben, Ihrem Arbeitsumfeld und Ihrem persönlichen Biorhythmus. Idealerweise starten Sie damit in den Tag. Eine effektive Führungskraft arbeitet ungestört und konzentriert an ihrer wichtigsten Aufgabe. Was spricht dagegen, das erste Zeitfenster des Tages, z.B. ab 7:30 Uhr zu nutzen?

Zahlreiche Führungskräfte lesen morgens als erstes ihre Emails und verschlingen mit dem Lesen, Bearbeiten und Antworten bereits die wertvollste, weil ungestörteste Zeit des Tages (siehe Zeitanalyse!) und wundern sich, dass anschließend keine Zeit und Ruhe für die wirklich wichtigen Aufgaben da ist. Wappnen Sie sich dagegen mithilfe fester „goldener Zeitblöcke“!

Investieren Sie täglich etwas Zeit in die Optimierung Ihres Selbstmanagements – so werden Sie noch wirksamer und entspannter an den wirklich wichtigen Führungsaufgaben arbeiten.

Falls Sie zu dem Thema Fragen oder Anmerkungen haben, nutzen Sie gerne die Kommentarfunktion oder senden Sie uns eine E-Mail an redaktion@bnw.de.

Autor: Dirk H.Verlande, Zertifizierter Trainer, Berater und Coach

Kommentare